Trong thương mại quốc tế, việc một đơn hàng có được thực hiện hay không thường phụ thuộc vào sự đồng ý của khách hàng đối với sản phẩm của bạn. Mẫu thử đóng vai trò quyết định trong quá trình này. Hôm nay chúng ta sẽ cùng thảo luận về năm vấn đề phổ biến nhất liên quan đến mẫu thử.

Câu hỏi một: Phân loại mẫu thử

Theo thói quen kinh doanh, để thực hiện một đơn hàng, nhà cung cấp thường cần chuẩn bị ít nhất hai mẫu thử: một là mẫu trước sản xuất và một là mẫu xác nhận. Nhiều khi sau khi sản xuất xong hoặc đang giữa chừng, vẫn cần gửi mẫu đại trà cho khách hàng. Dưới đây là các giải thích chi tiết về từng loại mẫu thử.

A – Mẫu trước sản xuất: Có thể là mẫu mà bạn gửi cho khách hàng kiểm tra trước khi sản xuất, mẫu mô phỏng chi tiết sau khi được xác nhận, hoặc mẫu dùng để kiểm tra chất lượng sản phẩm tương tự.

B – Mẫu xác nhận: Là mẫu đã được khách hàng chấp thuận, và sản xuất hàng loạt phải tuân theo mẫu đó. Thường thì khi làm mẫu xác nhận, bạn nên làm ít nhất hai cái: một gửi cho khách hàng kiểm tra, một giữ lại tại phòng mẫu của công ty. Khi khách hàng đã xác nhận, bạn sẽ dựa vào mẫu đó để sản xuất hàng loạt.

Mẫu hàng loạt: Một khi khách hàng đặt lại đơn, có thể so sánh và làm theo.

D – Mẫu thủ công: Nói ngắn gọn, đây là mẫu được làm theo yêu cầu của khách hàng mà không cần khuôn mẫu. Sau khi được xác nhận, công ty sẽ tạo khuôn chính thức để sản xuất hàng loạt.

Câu hỏi hai: Vấn đề phí mẫu và phí vận chuyển

Về phí mẫu và phí vận chuyển, đây là một vấn đề khá phức tạp. Tin chắc rằng mỗi nhân viên kinh doanh xuất khẩu đều gặp phải điều này mỗi ngày. Nếu không gửi mẫu, nhiều khách hàng sẽ từ chối tiếp tục đàm phán, khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội hợp tác tiềm năng. Nếu gửi mẫu miễn phí để thể hiện sự chân thành, khách hàng có thể vui vẻ lúc đầu nhưng sau đó lâu dài không phản hồi gì. Điều này xảy ra vài lần thì cũng bình thường, nhưng nếu lặp đi lặp lại, sếp của bạn chắc chắn sẽ không hài lòng.

Việc gửi mẫu cần có hiệu quả! Không nên gửi mẫu miễn phí ngay lập tức khi khách hàng yêu cầu, cũng không nên cứng nhắc bắt khách hàng chịu toàn bộ chi phí. Thông thường, đối với khách hàng mới, cả hai bên cần phối hợp tốt với nhau.

Thường dựa vào giá trị hàng hóa mẫu, mức độ cao thấp của phí vận chuyển, có thể có các phương án xử lý khác nhau sau đây.

A. Người bán chịu phí mẫu và phí vận chuyển.

Thông thường, nếu gửi mẫu miễn phí, sẽ rất khó nhận được phản hồi từ khách hàng. Vì vậy, nếu muốn gửi mẫu miễn phí, bạn cần hiểu rõ khách hàng và cảm nhận được sự chân thành của họ. Ví dụ như: khách hàng đã gọi điện hỏi nhiều lần về thông tin sản phẩm, giá cả. bacarat (dĩ nhiên, điều kiện tiên quyết là giá trị mẫu không cao). Lúc đó, bạn có thể cân nhắc gửi mẫu hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, nếu chỉ qua email hoặc các công cụ như TradeGrowth, trừ khi bạn đã theo dõi lâu dài và có dấu hiệu hợp tác, thì việc gửi mẫu miễn phí thường không hiệu quả.

B. Người bán chịu phí mẫu, khách hàng chịu phí vận chuyển.

Trong trường hợp này, giá trị hàng hóa không cao, phí mẫu nhỏ hơn phí vận chuyển, bạn có thể miễn phí phí mẫu. Nhưng phí vận chuyển phải do khách hàng chịu. Những khách hàng không sẵn sàng chi trả cho phí vận chuyển thường không có ý định hợp tác nghiêm túc. Chúng ta gửi mẫu, bạn thanh toán phí vận chuyển, đây là điều hợp lý. Đúng là chúng ta muốn hợp tác đôi bên cùng có lợi!

Ví dụ:

Dear Sir，

We will arrange the free sample immediately 1-2 pc each.In order to arrange shipping in time,pls kindly advice your courier account.Your kind understanding will be appreciated.

Best regards,

Mighty

C. Khách hàng chịu phí mẫu và phí vận chuyển.

Trong trường hợp này, giá trị hàng hóa cao, phí vận chuyển cũng đắt đỏ. Bạn có thể thông báo cho khách hàng rằng phí mẫu lớn và phí vận chuyển đắt đỏ, mong khách hàng chịu trách nhiệm cho phí mẫu và phí vận chuyển.

Ví dụ:

Dear Sir，

Regarding sample,it is our pleasure to arrange sample as requested quantity to you.It will be a good way&chance to establish our cooperation.However the sample cost need be charged. bd so It is not mean to earn money but it is our company policy to show customers\'sincerity of cooperation.All our customer do not mind this cost and accept it.Pls realize our position and understanding us.

Best regards,

Mighty

D. Khách hàng chịu phí mẫu, người bán chịu phí vận chuyển.

Trong trường hợp này, phí mẫu thường cao hơn phí vận chuyển. Vì vậy, bạn sẽ không gửi mẫu miễn phí. Tuy nhiên, bạn có thể chi trả phí vận chuyển. Điều này vừa đảm bảo lợi ích cho công ty, vừa thể hiện tinh thần phục vụ khách hàng một cách chân thành. Đây là cách làm mang lại lợi ích cho cả hai bên.

Cũng có thể phân loại theo cấp độ và tính chất của khách hàng mục tiêu, cách xử lý cũng nên khác nhau.

A. Đối với khách hàng mới.

A1: Trước tiên, hãy đánh giá tình hình khách hàng và số lượng đơn hàng dự kiến. Nếu chi phí không cao, bạn có thể tự chịu. Nếu không thể chi trả, hãy trao đổi với khách hàng để họ chịu toàn bộ hoặc một phần chi phí.

A2: Xây dựng chính sách mẫu của công ty một cách cứng rắn. Mọi khách hàng đều phải chịu phí vận chuyển hoặc phí mẫu. Tuy nhiên, hứa hẹn rằng khi khách hàng đặt hàng, khoản phí này sẽ được trừ khỏi tổng giá trị đơn hàng.

B. Đối với khách hàng cũ, khách hàng quan trọng.

Nếu phí mẫu không cao, nên do nhà cung cấp chịu. Nếu phí mẫu cao, có thể trao đổi với khách hàng để họ chịu phí mẫu hoặc một phần phí mẫu. Đồng thời, nên ghi rõ nếu khách hàng đặt hàng, có thể hoàn lại phí mẫu. Hoặc khi đơn hàng đạt một số lượng nhất định, có thể hoàn toàn hoàn lại phí.

C. Đối với yêu cầu đặc biệt của một số khách hàng, làm mẫu riêng.

Khách hàng chịu phí mẫu và phí vận chuyển. Ngoài ra, khách hàng còn phải chịu các khoản phí phát sinh khác do yêu cầu đặc biệt: phí thiết kế khuôn, phí vận hành, phí đóng gói...

Câu hỏi ba: Những điểm cần lưu ý khi gửi mẫu

Đầu tiên, hãy hiểu rõ một điều: những thứ không mất tiền sẽ không ai coi trọng! Chỉ khi khách hàng mất tiền, họ mới thực sự quan tâm và tìm hiểu kỹ hơn, từ đó tăng cơ hội hợp tác.

Vì vậy, trước khi gửi mẫu, hãy cố gắng liên lạc nhiều hơn với khách hàng, ví dụ như xác nhận địa chỉ, gửi kèm biên lai vận chuyển, theo dõi trạng thái bưu kiện và gửi email phản hồi cho khách hàng. Nội dung ngắn gọn, giúp khách hàng nhớ đến bạn nhiều hơn.

Thứ hai: cố gắng tìm hiểu rõ khả năng và lĩnh vực hoạt động của công ty khách hàng. Bạn có thể nhờ các khách hàng khác cung cấp thông tin. Đồng thời, hãy để khách hàng biết rằng bạn có người quen ở địa phương họ, để tăng mối quan hệ cá nhân.

Thứ ba: thường xuyên liên lạc với khách hàng. Khi có sản phẩm mới, hãy giới thiệu ngay cho họ, hy vọng họ sẽ ủng hộ hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn đưa ra giá tốt, hy vọng họ có thể đặt đơn mẫu, số lượng do họ quyết định.

Nếu đã đạt được sự đồng thuận với người mua, phí mẫu và phí vận chuyển đã được thỏa thuận, thì khi gửi mẫu nên chú ý những điều sau:

Khi gửi mẫu, nên cung cấp thẻ mẫu cho khách hàng. Bao gồm: tên nhà cung cấp, người liên hệ, số điện thoại, email, mô tả mẫu, thông tin thùng hàng, mã HS, giá FOB.

2. Sau khi gửi mẫu, kịp thời thông báo cho khách hàng thời gian gửi và số vận đơn để tra cứu.

Ví dụ: Mẫu đã được DHL lấy và theo dõi số #552 321 568. Vui lòng truy cập www.dhl.com để theo dõi vị trí.

Thứ ba: theo dõi thời điểm khách hàng nhận mẫu, sau khi nhận hãy hỏi khách hàng xem họ có hài lòng với mẫu không, có cần cải tiến gì không, có cần làm lại mẫu không.

Tôi khuyên nên gửi biểu mẫu đánh giá mẫu SAMPLE EVALUATION (giống như bảng khảo sát hậu mãi trên Taobao) cho khách hàng trước khi gửi mẫu, để khách hàng đánh giá và góp ý, giúp bạn hiểu rõ chất lượng mẫu của mình và biết đâu là điểm cần cải thiện.

Câu hỏi bốn: Khách hàng phải trả phí mẫu nhưng không có phản hồi, làm thế nào để theo dõi?

A. Bắt đầu từ phí vận chuyển:

Dear Sir，

I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount,only USD30 for the sample delivery to your place.

You may choose to transfer the freight in advance to save your cost.What do you think?

Look forward to your advice.

Regards

Mighty

B. Bắt đầu từ phí mẫu:

Dear Sir，

I hope you have received my previous mail below.Is there any question I haven’t figured out?

Poland is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort.

Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order.

This is our special service only for you.Look forward to your comment.

Regards

Mighty

C. Bắt đầu từ thị trường:

Dear Sir，

Haven’t got your comment by far.Hope everything is going well.

Christmas promotion is around the corner.It usually takes 3-4 days from sample approval till mass production delivered.

To launch the product in time before this big season,it’s better to get everything ready by XXXX.

Pls advise what we should do with the sample.We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account.

Regards,

Mighty

D. Bắt đầu từ tiến độ mẫu:

Nếu không thu phí mẫu, hãy cố gắng khiến khách hàng chịu phí vận chuyển. Nếu thời gian làm mẫu không lâu, dù mẫu có thật sự sẵn sàng hay không, cũng có thể nói với khách hàng rằng mẫu đã hoàn tất, có thể gửi đi bất cứ lúc nào. Khách hàng có thể thấy mẫu đã sẵn sàng, rồi nghĩ “thôi, tôi xem lại một chút”.

Dear Sir，

Sample is ready now.Pls advise your courier account and we will send it out immediately.

Regards

Mighty

Tóm tắt:

1) Các phương án trên có thể điều chỉnh tùy theo tình hình cá nhân

2) Phương thức theo dõi không chỉ giới hạn ở email, việc trao đổi bằng điện thoại khi cần thiết vẫn rất quan trọng

Năm: Phân tích nguyên nhân khách hàng nhận mẫu nhưng không phản hồi

Rất nhiều lần, chúng ta gửi mẫu miễn phí và cả phí vận chuyển, nhưng khi khách hàng nhận mẫu xong lại im lặng, không có phản hồi gì. Thường có các trường hợp sau:

1. Đối với thương nhân, họ không phải người tiêu dùng cuối cùng, mà là người gửi mẫu cho khách hàng của họ. Mẫu được gửi cho người dùng cuối để thử nghiệm, và họ chưa nhận được bất kỳ phản hồi nào hoặc đơn hàng nào. Trong trường hợp này, bạn cần theo dõi khách hàng định kỳ.

2. Đối phương là cửa hàng. Anh ấy chỉ cần mua mẫu của bạn để trưng bày trong cửa hàng, sẽ liên hệ bạn khi có đơn hàng.

3. Sau khi nhận mẫu, khách hàng có thể không hài lòng về chất lượng, kiểu dáng, khiến anh ấy không còn liên lạc với bạn.

4. Thời gian kiểm tra mẫu kéo dài. Ví dụ như đồ dệt may có thể cần kiểm tra chất liệu hoặc thành phần, đồ điện tử cần có chứng nhận liên quan, điều này mất một khoảng thời gian. Đặc biệt là sản phẩm hóa học, một số thử nghiệm có thể kéo dài tới một năm hoặc thậm chí nhiều năm.

5. Khách hàng chỉ muốn thu thập mẫu, đã tìm được sản phẩm thay thế tốt hơn hoặc lưu trữ mẫu của bạn vào hồ sơ để làm tài liệu, đưa ra lý do để trì hoãn, không có bất kỳ hy vọng nào.

6. Có thể mẫu khá hài lòng, nhưng các điều kiện liên quan lại không hài lòng.

Khi gặp trường hợp như vậy, bạn cần kiên nhẫn. Nếu có đơn hàng thì tốt, nếu không thì cũng bình thường. Hãy cố gắng theo dõi tình hình khách hàng để đạt được kết quả tốt. Việc lần này không thành công không có nghĩa là không có hy vọng, hãy duy trì liên lạc và giao tiếp với khách hàng thường xuyên.